Digitalización y gestión documental

El acceso instantáneo a los documentos es un recurso clave que afecta al procesamiento de consultas y reclamos por parte de clientes en el área de servicios. Esto impacta de forma directa en la calidad del servicio que se le brinda al cliente, desde el primer momento de consulta hasta el servicio postventa.

A través de un gestor documental, el acceso a la información es fácil y rápido, lo que contribuye a una mejora en la toma de decisiones que a su vez conlleva un ahorro importante para la organización y puede convertirse en una ventaja competitiva frente a su entorno. En una empresa de servicios con varias locaciones este tipo de soluciones permiten centralizar la información y acceder rápidamente a los documentos desde cualquier sucursal para mejorar el servicio al cliente.

Los pedidos de compra conllevan una gran cantidad de documentos que interactúan entre sí e intervienen en flujos de autorización que impactan de forma directa en la trazabilidad de la gestión comercial. La falta de información puede generar demoras en el área de facturación y de cobranzas, así como en la entrega del pedido.

A través de nuestras soluciones de gestión documental, los tiempos de procesamiento para la tramitación de las facturas se pueden reducir notablemente, ya que las facturas entrantes se registran a través del software de gestión de documentos, se clasifican automáticamente y se archivan directamente en la bandeja de entrada digital de la persona responsable.

Puede agilizar procesos teniendo siempre a mano el recuento exacto y el registro de la ubicación de su inventario en tiempo real. De esta forma puede adquirir el control de toda la operación logística en un único centro de datos, impactando en la calidad de servicio a su fuerza de ventas y clientes finales, disponiendo con información a tiempo de los pedidos entregados y seguimiento a las novedades.

Nuestras soluciones le brindan mayor capacidad para proporcionar información a los clientes y proveedores, así como el acceso a los documentos independientemente de la ubicación y del horario

Las entidades educativas requieren de una óptima organización del registro y legajos de alumnos, los cuales están compuestos por una gran cantidad de documentos. Al mismo tiempo, existe una gran cantidad de documentos que son necesarios dentro de la gestión educativa, tanto para alumnos como docentes, como pueden ser manuales, exámenes, apuntes y libros. Estos documentos ocupan espacio y generan un costo de impresión elevado.

La gestión documental permite eliminar el riesgo de extravíos de estos documentos y el ahorro en los costos de impresión y gasto de papel. A su vez, permite reducir el espacio de almacenamiento, por ejemplo, de exámenes o manuales, que al ser digitalizados pueden consultarse de forma electrónica.

Una problemática que impulsa a los organismos de administración pública a la transformación digital es la falta de espacio para el almacenamiento del papel y el deseo de una información de más calidad para brindar un mejor servicio al ciudadano.

Un gestor documental posibilita acceder al archivador de documentos central desde todas las ubicaciones, lo que simplifica los procesos internos y permite al ciudadano solicitar lo antes posible todos los servicios de forma centralizada y brindar un servicio más rápido en todos los organismos. Al mismo tiempo, permite ahorrar espacio de almacenamiento y utilizar la nube como solución de sala virtual para compartir proyectos y documentos que involucren a varios departamentos sin la necesidad de que se encuentren en el mismo espacio físico.

El tamaño de una flota de transporte es proporcional a la cantidad de documentos que se manejan en una empresa de transporte y logística. Existen documentos que tienen plazos de vencimiento, como el pago de patentes o renovación de registro de conductores, que pueden afectar el funcionamiento del servicio. Por otro lado, el manejo de los documentos que pertenecen al servicio brindado, como las órdenes de compra o remitos, puede presentar demoras en su rendición al utilizar el papel por los tiempos de traslado de cada unidad de la flota entre el punto de entrega y la central administrativa.

La gestión documental permite un manejo centralizado de la documentación de cada unidad de la flota de transportes que operan en la organización. A su vez, permite una rápida gestión en la rendición de gastos de los conductores a través de soluciones mobile y de captura inteligente que permiten enviar las facturas o comprobantes desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La digitalización de remitos permite mantener un control y una seguridad plenos sobre los bienes transportados, ofreciendo a sus clientes un seguimiento en tiempo real a través de Internet o del correo electrónico.