Digitalización y gestión documental

La transformación digital ya no es una opción, sino una necesidad para las empresas que buscan ser más eficientes, ágiles y competitivas. En Prointec, ofrecemos soluciones innovadoras que integran inteligencia artificial, digitalización de documentos y automatización de flujos de trabajo, permitiendo optimizar procesos, reducir costos y mejorar la toma de decisiones.

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Servicios

Nuestra unidad de negocios de Soluciones está orientada a brindar servicios B2B a pequeñas y grandes empresas mediante un enfoque consultivo. En Prointec realizamos un relevamiento integral de las necesidades de cada cliente para diseñar e implementar soluciones personalizadas que optimicen sus procesos de trabajo y gestión documental.

Diagnóstico y análisis de las necesidades del cliente.
Propuesta de productos y herramientas más adecuadas entre las mejores opciones disponibles.

En Prointec, ofrecemos una solución integral de digitalización para tu empresa. Instalamos una isla de digitalización en tu lugar de trabajo para el escaneo diario de documentos. Te proporcionamos un software de visualización en la Nube, y si lo prefieres, enviamos a un miembro de nuestro equipo a tu oficina para realizar todo el proceso de digitalización.

Acceso ágil e inmediato a todos los documentos.
Reduce el riesgo de pérdida de la información.
Disponibilidad en múltiples dispositivos.
Reducción del uso de papel.
Ahorro de tiempo.

Prointec es partner oficial de DocuWare con insignia Silver.

Ayudamos a las empresas a optimizar sus procesos documentales a través de la automatización de flujos de trabajo, eliminando tareas manuales repetitivas y reduciendo tiempos operativos. Implementamos circuitos digitales personalizados que mejoran la eficiencia, trazabilidad y control en cada etapa del proceso.

Beneficios de la automatización de procesos

Mayor productividad: Reducción de tiempos de gestión al automatizar tareas administrativas y operativas.
Eliminación de errores manuales: Los flujos de trabajo digitales minimizan fallos y garantizan la correcta ejecución de cada proceso.
Estandarización y cumplimiento normativo: Cada paso del flujo de trabajo sigue reglas predefinidas, asegurando la conformidad con normativas internas y externas.
Visibilidad y control en tiempo real: Monitoreo de cada etapa del proceso con registros detallados para auditoría y toma de decisiones informadas.
Integración con sistemas existentes: Conectividad con plataformas ERP, CRM, firma digital/electrónica y gestores documentales para un flujo de información unificado.

¿Cómo implementamos la automatización de flujos de trabajo?

✔ Análisis y relevamiento del proceso actual: Identificamos cuellos de botella y oportunidades de mejora.
✔ Diseño del flujo de trabajo digital: Configuramos circuitos optimizados según las necesidades de cada empresa.
✔ Definición de reglas y validaciones: Establecemos criterios automáticos para aprobaciones, notificaciones y derivaciones.
✔ Implementación y pruebas: Integramos la solución en el entorno de trabajo, asegurando su correcto funcionamiento.
✔ Capacitación y soporte: Brindamos formación a los usuarios y asistencia técnica para garantizar el máximo aprovechamiento de la herramienta.

Con la implementación de workflows digitales, las organizaciones pueden transformar su gestión documental en un proceso ágil, eficiente y seguro, optimizando sus recursos y fortaleciendo la productividad.

Flujos Digitales de Autorización: digitalización de procesos como compras o ventas con herramientas para autorización, seguimiento y auditoría.
Extracción Automática de Datos: aplicaciones avanzadas que escanean documentos como DNIs y extraen información de forma automatizada.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) transforma la gestión empresarial al automatizar tareas repetitivas, permitiendo que su equipo se enfoque en lo realmente estratégico. Reduzca costos, mejore la eficiencia y acelere sus procesos con robots de software que operan 24/7 con máxima

Descubra cómo RPA puede impulsar su negocio.

Entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas, por eso nuestras herramientas son altamente customizables y parametrizables. Nuestro equipo especializado adapta cada solución para maximizar su eficiencia y alinearla con los procesos de su negocio.

La mayoría de nuestras implementaciones se realizan 100% en la nube, garantizando accesibilidad remota, mayor seguridad y tiempos de implementación más ágiles. Aunque en algunos casos se instalan localmente, priorizamos soluciones cloud para optimizar la gestión y el soporte.

Además, brindamos un servicio integral con soporte correctivo y evolutivo. El correctivo permite ajustar y mejorar continuamente la herramienta según la experiencia del usuario, mientras que el evolutivo expande las soluciones a otras áreas de la empresa, creando nuevos flujos y optimizando la transformación digital en toda la organización.

Soporte Correctivo: ajustes basados en la experiencia del cliente para mejorar continuamente las implementaciones realizadas.
Extracción Automática de Datos: aplicaciones avanzadas que escanean documentos como DNIs y extraen información de forma automatizada.

En Prointec acompañamos a las empresas en su transformación digital, ofreciendo soluciones innovadoras que se adaptan a sus necesidades y les permiten alcanzar un nuevo nivel de eficiencia operativa.

Plataforma de Visualización de Imágenes

A través de nuestro gestor documental, vas a poder visualizar tus documentos tanto en la nube como en servidores internos, lo que permite realizar búsquedas y consultas rápidas de información, optimizando tiempos de trabajo.

Flujos digitales de autorización

Optimice tiempos digitalizando sus procesos de trabajo, tales como compras, ventas, entre otros, a través de sistemas que permiten la autorización, seguimiento y auditoría digital de sus documentos.

Extracción automática de datos

El registro de entrada y salida de visitantes puede ser más rápido con la aplicación que escanea el DNI y extrae sus datos de forma automática.

Escaneo inteligente

Las nuevas soluciones permiten elegir dónde guardar los documentos y permitir su fácil recuperación y colaboración, pudiendo escanearlos directamente a carpetas compartidas de red y servicios en la Nube, tales como Google Drive, Dropbox y Microsoft Office 365.

Soluciones para diferentes mercados

Una de las problemáticas que afrontan los centros de salud es la dificultad al querer compartir la historia clínica de un paciente entre diferentes clínicas o consultorios. A su vez, las imágenes de estudios médicos generan altos costos de impresión por los insumos que se utilizan.

La digitalización y acceso electrónico a la historia clínica de pacientes permite a los médicos consultar los documentos aún fuera del lugar de trabajo, permitiendo un flujo documental que puede incluir a las áreas administrativas y la atención personalizada del paciente desde el primer momento de consulta. También permite acelerar los tiempos de respuesta, lo que genera mayor grado de conformidad en el paciente y optimiza los costos asociados a estos procesos. A su vez, la visualización electrónica de imágenes de estudios médicos reduce costos de impresión y acelera los tiempos de diagnóstico y obtención de resultados para el paciente. Un flujo de trabajo integrado acelera los procesos de autorización y los hace transparentes.

La enorme cantidad de documentos que se manejan en los estudios jurídicos o contables cuentan con el riesgo de la pérdida de información y la demora en el rastreo de datos y documentos. Esto puede generar una mayor dificultad en la gestión de informes y demoras en los tiempos de respuestas que contribuyan a la toma de decisiones de los clientes.

A través de un gestor documental, los documentos pueden estar centralizados, consolidados y relacionados, permitiendo la búsqueda inmediata de información por cliente, por operación realizada o por contrato. La gestión documental permite, a su vez, el resguardo seguro de la información almacenada y la exportación segura de paquetes de datos para presentar ante auditorías.

El acceso instantáneo a los documentos es un recurso clave que afecta al procesamiento de consultas y reclamos por parte de clientes en el área de servicios. Esto impacta de forma directa en la calidad del servicio que se le brinda al cliente, desde el primer momento de consulta hasta el servicio postventa.

A través de un gestor documental, el acceso a la información es fácil y rápido, lo que contribuye a una mejora en la toma de decisiones que a su vez conlleva un ahorro importante para la organización y puede convertirse en una ventaja competitiva frente a su entorno. En una empresa de servicios con varias locaciones este tipo de soluciones permiten centralizar la información y acceder rápidamente a los documentos desde cualquier sucursal para mejorar el servicio al cliente.

Los pedidos de compra conllevan una gran cantidad de documentos que interactúan entre sí e intervienen en flujos de autorización que impactan de forma directa en la trazabilidad de la gestión comercial. La falta de información puede generar demoras en el área de facturación y de cobranzas, así como en la entrega del pedido.

A través de nuestras soluciones de gestión documental, los tiempos de procesamiento para la tramitación de las facturas se pueden reducir notablemente, ya que las facturas entrantes se registran a través del software de gestión de documentos, se clasifican automáticamente y se archivan directamente en la bandeja de entrada digital de la persona responsable.

Puede agilizar procesos teniendo siempre a mano el recuento exacto y el registro de la ubicación de su inventario en tiempo real. De esta forma puede adquirir el control de toda la operación logística en un único centro de datos, impactando en la calidad de servicio a su fuerza de ventas y clientes finales, disponiendo con información a tiempo de los pedidos entregados y seguimiento a las novedades.

Nuestras soluciones le brindan mayor capacidad para proporcionar información a los clientes y proveedores, así como el acceso a los documentos independientemente de la ubicación y del horario

Las entidades educativas requieren de una óptima organización del registro y legajos de alumnos, los cuales están compuestos por una gran cantidad de documentos. Al mismo tiempo, existe una gran cantidad de documentos que son necesarios dentro de la gestión educativa, tanto para alumnos como docentes, como pueden ser manuales, exámenes, apuntes y libros. Estos documentos ocupan espacio y generan un costo de impresión elevado.

La gestión documental permite eliminar el riesgo de extravíos de estos documentos y el ahorro en los costos de impresión y gasto de papel. A su vez, permite reducir el espacio de almacenamiento, por ejemplo, de exámenes o manuales, que al ser digitalizados pueden consultarse de forma electrónica.

Una problemática que impulsa a los organismos de administración pública a la transformación digital es la falta de espacio para el almacenamiento del papel y el deseo de una información de más calidad para brindar un mejor servicio al ciudadano.

Un gestor documental posibilita acceder al archivador de documentos central desde todas las ubicaciones, lo que simplifica los procesos internos y permite al ciudadano solicitar lo antes posible todos los servicios de forma centralizada y brindar un servicio más rápido en todos los organismos. Al mismo tiempo, permite ahorrar espacio de almacenamiento y utilizar la nube como solución de sala virtual para compartir proyectos y documentos que involucren a varios departamentos sin la necesidad de que se encuentren en el mismo espacio físico.

El tamaño de una flota de transporte es proporcional a la cantidad de documentos que se manejan en una empresa de transporte y logística. Existen documentos que tienen plazos de vencimiento, como el pago de patentes o renovación de registro de conductores, que pueden afectar el funcionamiento del servicio. Por otro lado, el manejo de los documentos que pertenecen al servicio brindado, como las órdenes de compra o remitos, puede presentar demoras en su rendición al utilizar el papel por los tiempos de traslado de cada unidad de la flota entre el punto de entrega y la central administrativa.

La gestión documental permite un manejo centralizado de la documentación de cada unidad de la flota de transportes que operan en la organización. A su vez, permite una rápida gestión en la rendición de gastos de los conductores a través de soluciones mobile y de captura inteligente que permiten enviar las facturas o comprobantes desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La digitalización de remitos permite mantener un control y una seguridad plenos sobre los bienes transportados, ofreciendo a sus clientes un seguimiento en tiempo real a través de Internet o del correo electrónico.